معلومات عنا
سياسة التحقق من التأمين لخدمات العافية والاستشارة LIFE
غاية
لضمان تسجيل معلومات التأمين الخاصة بالعملاء بشكل دقيق والتحقق منها قبل بدء خدمات الصحة العقلية، وضمان سلاسة عمليات الفوترة والدفع.
إجراء
1.
الاتصال الأولي
1. استقبال العملاء: أثناء الاتصال الأولي، سواء عن طريق الهاتف أو شخصيًا، يتم إعلام العملاء بالحاجة إلى استكمال نموذج التحقق من التأمين.
2. توزيع النماذج: قم بتزويد العملاء بنموذج التحقق من التأمين عبر البريد الإلكتروني، أو شخصيًا، أو من خلال بوابة عبر الإنترنت.
2.
إكمال النموذج
1. المعلومات الشخصية: يجب على العملاء ملء الاسم الكامل وتاريخ الميلاد والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
2. معلومات التأمين: يجب أن يتضمن النموذج ما يلي:
- اسم شركة التأمين
- رقم هاتف شركة التأمين
- اسم حامل الوثيقة (إذا كان مختلفًا عن العميل)
- رقم الوثيقة
- رقم المجموعة (إن وجد)
- العلاقة مع حامل الوثيقة (إن وجدت)
- أي معلومات تأمينية ثانوية
3.
تقديم النماذج
1. التقديم في الوقت المناسب: يتعين على العملاء تقديم نموذج التحقق من التأمين المكتمل قبل 48 ساعة على الأقل من موعدهم الأول.
2. طريقة التقديم: يمكن تقديم النماذج عبر البريد الإلكتروني، أو الفاكس، أو شخصيًا في المكتب.
4.
عملية التحقق
1. موظف التحقق: سوف يتولى أحد أعضاء الفريق المعينين التعامل مع جميع عمليات التحقق من التأمين.
2. الاتصال بمقدمي التأمين: سيتصل موظف التحقق بمقدم التأمين للتحقق من:
- الحالة النشطة للتأمين
- تفاصيل التغطية لخدمات الصحة العقلية
- المدفوعات المشتركة، والخصومات، والحد الأقصى للدفع من الجيب
- متطلبات الحصول على الموافقة المسبقة
3. تسجيل المعلومات: سيتم تسجيل المعلومات التي تم التحقق منها في ملف العميل.
5.
التواصل مع العملاء
1. تأكيد التغطية: سيتم إخطار العملاء بتفاصيل تغطية التأمين الخاصة بهم، بما في ذلك أي مدفوعات مشتركة أو نفقات إضافية قد يتحملونها.
2. مشاكل التحقق: إذا كانت هناك مشاكل في التحقق، مثل التأمين غير النشط أو عدم وجود تغطية، فسيتم إبلاغ العملاء على الفور لمناقشة خيارات الدفع البديلة.
6.
الترخيص المسبق
1. الموافقات المسبقة المطلوبة: إذا كان الحصول على موافقة مسبقة مطلوبًا، فسوف يساعد موظف التحقق العميل في الحصول على الموافقات اللازمة من مزود التأمين الخاص به.
2. التوثيق: تأكد من تسجيل جميع مستندات الموافقة المسبقة في ملف العميل.
7.
السرية
1. الخصوصية: سيتم التعامل مع جميع معلومات العميل وفقًا لأنظمة HIPAA لحماية خصوصيتهم وسريتهم.
2. التخزين الآمن: سيتم تخزين نماذج التأمين والمستندات ذات الصلة بشكل آمن لمنع الوصول غير المصرح به.
8.
التحقق المستمر
1. التحديثات المنتظمة: سيُطلب من العملاء تحديث معلومات التأمين الخاصة بهم سنويًا أو عندما يكون هناك تغيير في بوليصة التأمين الخاصة بهم.
2. إعادة التحقق: سيتم إعادة التحقق من معلومات التأمين بشكل دوري لضمان استمرار التغطية.
9.
التعامل مع الرفض والاستئناف
1. إدارة الرفض: إذا تم رفض مطالبة التأمين، فسوف يعمل موظف التحقق مع العميل لفهم سبب الرفض والمساعدة في عملية الاستئناف إذا لزم الأمر.
2. مسؤولية العميل: العملاء مسؤولون في النهاية عن أي خدمات لا يغطيها تأمينهم.
10.
الفواتير
1. الفواتير الدقيقة: تأكد من أن الفواتير تتم وفقًا لمعلومات التأمين التي تم التحقق منها لتجنب التناقضات.
2. فواتير العملاء: سيحصل العملاء على فواتير مفصلة تعكس الخدمات المقدمة والمبالغ التي يغطيها تأمينهم في حالة انتهاء صلاحية تأمينهم ويجب عليهم السداد عند الاستلام.